Appar är beroende på deras status märkta med en av följande etiketter: ”Ej påbörjad”, ”Pågående”, ”Inskickad”, ”Godkänd” eller ”Underkänd”. Alla appar förutom de med etikett Godkänd är grupperade under sektionen "Mina pågående appar" på översiktssidan, medan de appar med etikett Godkänd är placerade under "Mina klara appar".
Figur 1: Ett exempel på appar med olika status
Etiketterna har följande innebörd:
- Ej påbörjad - Ingen data har matats in eller ändrats i appen av användaren. Detta är statusen appen har innan arbetet har börjat, användaren kan ha gått in i appen och ut igen, men ingen data har som sagt ändrats. Det data som finns i appen från början är baserat på vad för accesser användaren har och vilken data som är inläst i systemet via administratörgränssnittet. Om det exempelvis är en personalapp kanske användaren har access till anställda på ett visst verksamhetsområde och för dessa anställda finns inläst data på månadslöner och semesterdagar.
- Pågående - Data har matats in av användaren och arbetet i appen är pågående. Från exemplet ovan skulle personalappen gå från status ”Ej påbörjad” till ”Pågående” om användaren börjat uppdatera löner eller semesterdagar för anställda. Dock är inte alla löner och semesterdagar färdiga än varför appen inte är inskickad, det finns fortfarande arbete kvar att göra i appen.
- Inskickad - Appen har skickats in av användaren till sin godkännare och väntar nu på respons från denne. I det här läget är data endast läsbart för användaren medan godkännaren har möjlighet att editera.
- Godkänd – Om godkännaren anser att siffrorna som den underliggande användaren har skickat in stämmer godkänns appen av godkännaren. Nu kommer appen att flytta sig från ”Mina pågående appar” till ”Mina klara appar”. På samma sätt som då appen är inskickad kan den underliggande användaren fortfarande gå in i appen och se data men endast godkännaren har möjlighet att editera. Om arbetet i appen sker i flera steg har godkännaren nu möjlighet att fortsätta arbetet i appen och i sin tur skicka vidare appen till sin godkännare för inspektion.
- Underkänd - Appen har skickats in av användaren men blivit underkänd av godkännaren eftersom någonting inte stämde. Godkännaren har möjlighet att skicka med en kommentar till den underliggande användaren då en app underkänns. I det här läget är data återigen editerbart för användaren medan godkännaren endast har läsrättigheter. Efter att användaren har editerat data kommer appen byta etikett från ”Underkänd” till ”Pågående”.